江苏省国家行政机关公文格式
前言
为使国家行政机关的公文从内容到表现形式都体现规范化、制度化、科学化，有效发挥公文的法定效力，反映政府机关工作质量和管理水平，公文格式的统一和规范是十分必要的。
国务院于2000年8月24日印发了《关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》（国发〔2000〕23号）。《办法》第三章对公文格式作了具体规范。《办法》第三章第十一条规定：公文各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。《办法》第十二条还对公文的用纸作了规定：公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm× 297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。这里提到的“国家标准”是指国家质量技术监督局于1999年12月正式批准发布的GB／T9704－1999《国家行政机关公文格式》国家标准（以下简称“99新国标”），此标准已于2000年1月 l日开始实施。这是继1988年国家技术监督局遵国务院办公厅指示发布GB／T 9704－1988《国家机关公文格式》（以下简称“88原国标”）国家标准试行以来，对该标准进行的第一次修订。
99新国标相对88原国标，在公文用纸纸型、幅面尺寸、公文用纸技术指标、装订要求、公文诸要素的字体字号、排布规则等方面作了大幅度调整，既体现了与国际标准的接轨，又符合我国公文格式要求的实际，将成为未来一段时间内我国行政机关和企事业单位在公文格式上所遵从的统一规范。
99新国标正是为解决长期以来在公文格式的规范方面存在只有原则指导，而无具体要求的实际问题，通过标准的形式将公文格式中的每个细节要素根据科学实用的原则予以确定的。这样可使从事公文处理的工作者在制作公文时有准确定量的科学依据，据此制作出符合国家有关规定的合格的行政机关公文。
一、公文用纸主要技术指标、幅面及版面尺寸
公文用纸一般使用纸张定量为60g／m2－80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％－90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥ 85％，PH值为7．5－9．5。
文用纸的质量定量定在 60g／m2－80g／m2的胶版印刷纸或复印纸，是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。公文用纸纸张白度的来源依据是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白皮的指标，进行分析总结得来的。横向耐折度≥１５次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。不透明度≥85％是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。PH值为 7．5－9．5是根据国家档案局制定的行业标准DA／T11 1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。
公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为： 210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB／T 148。
公文页边与版心尺寸：
公文用纸天头（上白边）为： 37mm±lmm；
公文用纸订口（左白边）为： 28mm±lmm；
版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。
二、公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。行政机关的公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。
三、公文排版规格与印制装订要求
排版规格：正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。
制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 lmm。
印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BLI100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
装订要求：公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm－5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成 90”，无毛茬或缺损。
四、公文中各要素标识规则
公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色及线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首 ；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
眉首包括下列要素：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文序号、签发人、红色反线。
主体包括下列要素：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注。
版记包括下列要素：主题词、抄送、印发机关和印发时间、其他要素、版记中的反线。
公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
并不是所有的公文都需要编制份数序号。带有密级的公文才需要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。
编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位则根据实际情况而定，但至少应不少于两位，"1" 为"01"
秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，"机密” 是重要的国家秘密，“秘密”是一般的国家秘密。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。
保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文制发单位能够知道保密期限，可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限问用“★”隔开。
紧急程度
紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件’的时间要求是多少，由各地行政机关主管自行确定。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘约25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版，心上边缘约80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mmX15mm。联合行文应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
发文字号
发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。发文字号由发文机关代字、年份和发文序合组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。年份用阿拉伯数码标出全称，用六角括号“〔〕”括入；序号是发文的流水号，一般都是按文件的形式统一编流水号，不编虚位（即1不编为 001），不加“第”字。
签发人
只有上行公文才需要标识签发人姓名，此时发文字号居左空1字，签发人平行排列于发文字号右侧。签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标会角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
红色反线
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
公文标题
公文标题位于红色及线下空2行，用2号小标家体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
主送机关
主送机关位于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如“各市、县人民政府”
公文正文
公文正文紧接主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
附件
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”， 有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行项格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。需要明确的是，公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。
成文时间
用大写汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文时间的标识位置见“公文生效标识”节。
公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名（公文一般用签名章）。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章一般应上距正文2mm以上，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。印章是鉴定公文真伪的最重要的标志。
联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布Z印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。两个或两个以上印章只能采用一种加盖方式，即不管个别印章适合哪种加盖方式，而统一采取一种，要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐、美观。
行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。
附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级"、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意（按国办要求，上行文应在附注中标注联系人及联系电话）。
主题词
主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
抄送
公文如有抄送，在主题词下1行；左空1字用3号仿宋体字标识 “抄送”，后标全角冒号；抄送机关问用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
印发机关和印发时间
印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1宇，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅（室）或文秘部门，也可标识发文机关。
其他要素
翻印其他机关的公文时，需在印发机关和印发时间下加一栏翻印机关和翻印时间，排版方法同印发机关和印发时间。
如需标明共印份数，应在印发机关和印发时间下一行居右顶格排。
版记中的反线
版记中各要素之间构加一条反城，宽度同版心。
五、特定格式的公文
99新国标中除规定了通用的平行或下行文、上行文外，还规定了三种在行政机关的日常事务中经常用到的特定格式的公文：信函式公文、命令（令）公文、会议纪要。
信函式公文
在制发机关公文的实践中，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。这种公文除了不标识签
发人以外，其他各要素均与“文件式”公文相同。具体格式如下：
(1)发文机关名称后不加“文件”二字，这时的发文机关名称一般不用简称，如国务院这种“信函式”公文，机关名称便标识为“中华人民共和国国务院”，而不像“文件式”文那样用规范化简称标识为“国务院文件”。
（2）在发文机关名称之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边印一条上细下粗的文武线，线的长度与版心一致，为156mm，首页不加页码。
（3）“信函式”公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在版心以上页眉中，标识方法为份数序号居左顶格，密级、紧急程度居右顶格。
（4）版记中无印发单位和印发时间栏，版记各要素之间不加反线。
(5)发文字号放在武文线下一行右上角顶格。
其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。
命令（令）式公文
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从文件式公文中的相关要素说明。具体规定如下：
（1）发文机关名称应用全称，不能用简称包括规范化简称。如国务院令的发文机关名称就是“中华人民共和国国务院令”。因此命令（令）的发文机关应以批准本机关成立文件核定的全称为准。发文机关名称后加“命令（令）”字。发文机关标识用红色小标宋体字；字号由发文机关酌定，但要掌握在不超过上级机关的字号的程度，可以同等大小，但不能超过。标识的位置按本标准的规定可以这样计算：上白边37mm＋20mm即 57mm下标识。如果是联合发布命令（令），在首位的发文机关也要在此处标识，其余机关下移，“命令（令）”字右侧上下居中。
（2）在发文机关之下空2行标识令号，居中，令号用黑体字较庄重，前加“第”字，即“第X号”。令号的编制自发第1号令开始，不受年度限制，这与发文字号不同，发文字号序号以年度为限。
（3）令号之下空2行标识正文，中间没有红色反线，与“文件式”公文不同。正文标识格式执行标准对正文的规定。令文的内容一般都比较简短，大多是一个自然段。
（4）正文之下空2行标识签发人亲笔名章，发文机关平时应制备。签名章用红色，右空4字。签名章左空2字标识签发人职务命令的签发人应是发文机关的最高领导；如果是联合命令，职务应标全称，此时可用简称，如“XX市市长”，因为发文机关标识已使用全称了。
（5）签名章之下空1行标识成文时间，右空2字。
（6）命令（令）的版记格式从“文件式”公文中相关规定，只有一点不同，即命令（令）不分主送、抄送，而只使用“分送”这一特定形式。
