海军学术月刊
第三十六卷第十一期
中华民国九十一年十一月一日出刊
从行政院「南服中心」之设立浅谈政府机关与国军体系运作机制之意涵
伊秋玲
提 要:
从一个新创阶段的政府机关之运作,可对照国军体系已有之「运作机制与措
施」并探索其设立的用意及价值;尽管有很好的运作机制与制度,但是「功能」
能否如期发挥?其组织成员不管是「不知其所以然」所产生的抗拒与排斥,抑或
如同「行政院南部联合服务中心」(以下简称「南服中心」)卓执行长曾说:「
制度完善,但为何成效不彰─『太多人不以为然』」,都值得我们从「成效不彰
」的「果」中,反思其「因」,并进而探索组织成员欲跨越「成效不彰」的藩篱
所应具备的特质。
壹、前言
行政院于87年6月1日在高雄市成立「南服中心」,藉由行政院相关部会合署办公
及任务编组方式,俾加强服务南部地区民众、促进区域均衡发展及协调地方重大
建设之目标,目前计财团法人海峡交流基金会、劳工保险局、外交部领事事务局
、内政部入出境管理局、经济部国际贸易局、内政部役政署(以上为合署办公)
、国防服务组、工商组、新闻组、卫生组、青年服务组、劳工服务组、公平交易
组、客家组(以上为任务编组)等十六单位进驻,共同为南部地区之民众提供有
效率的「单一窗口服务」。南服中心成立迄今,其定位已从「民众服务」提升至
「资源整合」,故服务范围从单纯地办理民众陈请、咨询服务,扩及项目整合南
部八县市之工商、观光、交通、环保、医疗、文化、教育、志工等资源;因南服
中心之组织章程规定「主任」为行政院副院长或政务委员兼任〔注一〕,决策与
主管层级较高,必对南部八县市及民众服务、资源整合之效率及效能将有莫大助
益。
贰、探索「运作机制与措施」设立之用意及价值
为中华汽车赚进新台币二三九亿元,总营收成长近四倍,并赢得「台湾艾科卡先
生」的美誉,之后又成为首位以民间「专业经理人」身分延揽入阁的主任林信义
先生;另以社会工作背景起家,兼任多所大学副教授,担任公职长达廿余年,期
间曾获颁「全国绩优公务人员优等奖」,并曾任高雄县副县长、总统府机要室副
主任、台南市代理市长的执行长卓春英女士,使「南服中心」成为融集专业经理
、行政经验、社会资源、学者背景的一时之选,也为此一新设政府机关投注更多
的活水源头,其未来发展定是相当可期。笔者有幸为少数军职人员派驻该中心者
,在短暂接触公务单位运作的军旅生涯中,尝试省思:「兼具组织庞大且永续经
营等企业特质的政府机关与国军体系,其『运作机制』的意义与重要性为何?」
或许从一个新创阶段的政府机关之运作,可对照国军体系已有之「运作机制与措
施」并探索其设立的用意及价值。
一、资源整建
行政院南服中心为促进「南部地区资源整合」功能,现正积极进行重要项目工作
之推动,包括:南方花卉列车、南部观光文化产业联盟、南方精神医疗资源整合
计划、南方大学联盟、南方学术论坛、南方灾害防救体系数据库调查计划、南方
青年志工联盟、南方非营利组织联盟、南方海洋园区计划、南方海上蓝色公路、
南方工商产业联盟等十一大项〔注二〕,为地方政府、产、官、学界、民间与志
工等团体,提供一「整合平台」,实施资源共享,避免重复浪费,进而提升机制
效能。诚如嘉南疗养院院长张达人先生所言:「等了廿年,终于等到政府有整合
资源的动作」〔注三〕,由此可知南部地方民众企盼「整合」需求之迫切,此亦
更加强化行政院南服中心亟欲缩短「南北差距」的决心。
林主任信义先生在履新简报时指出:「以最少的人力与预算,获致最大的效果,
就是自我价值发挥极致,更是为自己赢得最大掌声的时候」〔注四〕。现实的无
奈,往往正是「转型的契机」,股友们都有「大型企业在人事精简后,随即股价
上升」的经验;因为「精简动作」其背后正透露出「产能增加」的讯息。国军透
过「精实案」与「精进案」人事精简政策,促使其加速检讨组织架构,充分活用
现有之人力、物力资源,以有效发挥效能与战力,不正也是「转型的契机」。
挣脱「精简」桎梏之道,在于「资源整合」。笔者认为资源整合步骤区分为三:
?掌握内部资源:直、隶属(含部队)成员及其眷属之背景、单位成员之工作态
度、业务分工及其关联性。?了解外部资源:协力单位、友军相关单位、及政府
机关、民间团体、学术机构之资源,例如工作职掌与流程、人员专才、机组性能
等,建构横向联系之「资源数据库」。?资源整合:交叉比对以找出自我需求,
且对方可提供之资源,灵活运用。然国军对于体系以外的社会互动与资源整合部
分,仍稍嫌不足:如讲演活动可结合文建会、张老师、职训局、救国团、学苑、
医院体系、学校社团之师资,使内容更为活泼多样;政令倡导可邀请法务部、地
方法院、大学法律系所、律师公会、消保会、公平交易委员会、警消人员,以提
供实际、周遭相关案例宣教与免费咨询服务;急难救助可协请地方政府社会局、
退除役官兵辅导委员会、青年辅导委员会、民间慈善团体、公益基金会、张老师
、生命线等,支持其后续之「救助」与「辅导」工作。
二、营销包装
卓执行长春英女士于履新时,便开宗明义指出:「南服中心未来必须加强『沟通
』与『营销』两大功能----让民众知道,我们才有服务的机会。〔注五〕」综观
南服中心目前营销策略为:?以「南服中心」名义,举办各类公听说明会、研讨
会、协调会,并提供免费租借开会场地(尔后将采使用者付费)方式,使协力单
位及与会来宾知悉,并共同参与各项目计划之推动。?加强媒体互动,联系广播
电台与地方电视台安排专访活动、召开记者说明会,并主动提供新闻稿或相关讯
息。?简介说帖折页之印制、网页制作及LED(南服中心前之电子跑马灯)信息传
递,结合政令、时事及南服中心之动态,并提供攸关民众权益之实时信息。
「军民本一家」,军人之于国家人民,不因仅限于「保卫」与「救灾」角色,要
破除民众对其「神秘」与「刻板」印象,「积极互动」与「营销包装」,是相当
重要的一环。「媒体」是现代营销活动的最大推手;然随着无线电视台或电子媒
体竞争白热化以来,媒体对「新闻」需求量大增,具「议题性」、「时事性」者
更是求之若渴。国军在完善的事前作业规划下,不涉及机密或影响部队危安情事
,如开放性活动、人物典范、福利措施等积极正向讯息,仍可主动提供媒体新闻
稿与拍摄重点,就如南服中心卓执行长曾说:「要给我们想给,且媒体想要的」
〔注六〕,今年国军配合军校招生所举办的「军校巡礼」系列采访,便在新闻媒
体中强力播放,不仅节省公帑、宣传功效更是事半功倍。
营销国军,更可结合现行措施与民间力量─如可结合各单位或军校之营(校)区
、舰艇、敦睦远航等开放参观之活动,以区域性、军种性、任务性或各军校为主
题、举办「国军护照」、「远航护照」或「军校护照」之系列主题活动,且于「
护照」制作中加入典故、轶事、传统等国军文化信息,此外建立参加民众的数据
库,更可做为尔后国军招生宣传或举办大型活动之「志工」;结合军事院校之慈
青、社福等社团、或结合单位「队(厂、库、校)庆」之庆祝活动,运用青辅会
等公益资源,配合(或协、主办)其举办之社福、公益(大型)活动,增加免费
营销之媒体曝光率,建立官兵「清新活力」、「关怀社会」之意象与自我价值,
并可藉青年成员间互动与认同,减少社会青年对「兵役」之不安情绪,进而提升
军校招生之「质」与「量」;现在的「社青问题」,就是未来的「役男问题」,
在参与的过程中,「国军」亦成为间接的受益者。
三、满足需求
南服中心林主任曾说:「民众的需求不断在改变,而我们最重要的就是『满足民
众的需求』」。但在「满足民众需求」的同时,他更心系「满足同仁需求」,从
两件小事便可得知:中心事先准备详尽的数据欲做简报,林主任进场的第一句话
却是:「我事先已做过『功课』,我要听的是简报数据以外,同仁所遭遇的问题
」;另在了解南服中心部分单位实施「中午不打烊」便民服务时,随即指示研拟
「上班时间弹性化」措施之可行性;简短的会议中,主任以身作则并让同仁深刻
体认:服务的两大要求----「满足需求」与「提升效能」〔注四〕。
事实上,国军有许多立意甚佳的机制与福利,不仅照顾官兵弟兄及其眷属之生活
,更对退休人员提供医疗、赡养、丧葬、抚恤等措施,这绝不是一般企业体、公
务机关所能做得到的,然往往因为作业不及、经费不足等故,延迟或无法满足官
兵需求,久之便不易听到「需求」之声。要求部属圆满达成任务之前,须提供必
要之协助与支持,并依实际情况在合于规范内予以「适当之弹性」,譬如「急难
慰问金之发放」,可以是在长官或同事探访的第一时间,也可等本人或家属开立
证明后,方进行作业申请,试想:同样一笔金额,但「弹性」与「实时」的结果
,赢得的却是「军心」。
做事积极有效率,是大家共同的标准,而长官的「以身作则」,更甚于平日的谆
谆教诲。
四、人员训练
组织体系之「训练人员」,旨在「开发员工的脑力与体力」,以精进组织运作效
能。南服中心依据工作性质与需求,规划进行:?各类研讨会、政策说明会:如
「新闻稿讲习会」,以增进同仁发稿之技巧与能力。?开办语言训练课程:如客
语、英语、日语等,使同仁与民众沟通无碍。?体适能测验:测验且纪录同仁健
康状况,并运用「楼梯美化布置比赛」、「爬楼梯比赛」、「健康操」等方式,
以培养运动习性、增强体能。
对国军而言,「战力」亦是「脑力」与「体力」的加总,因此不管是战术、战技
之演训与验收,体能之训练与测验,专业专长之短、长期培训,甚至「终身学习
」教育之推广,国军投注在「人员训练」工作,可说是不遗余力;尤其是「体能
测验」,更是严格要求全体官兵必须达到标准。「严格要求」固然有其作用,但
不若让弟兄亲身体认「运动之重要」,培养自发性自我训练来得有效。在各电视
台曾强力播出标榜高住屋质量的「�?蚺s庄」广告,强调其有专业医疗人员为住
户提供个人健康诊疗,并提供饮食与运动咨询与建议;拥有良好的运动「设施」
(如体育场、网球场、游泳池等)、专属的运动「时间」(下午四点半的体能活
动)、专人训练的运动「指导」、专属医疗系统的运动「伤害治疗与防制」,而
且以上之设(措)施费用全免,相形之下,「国军」才是最有资格标榜拥有高优
质「健康配套措施」者。去年国军招募员参访各军校时,曾有位学员看见迎面而
来的学生部队,感叹道:「想当年,我也是『廿四腰』的标准身材!现在是『廿
四』腰倒过来(四十二)了」。检视身边尚有多少可用资源,却因自我怠惰而不
知珍惜、善加利用,如何遑论别人给的不够!倘若凡事都能自我要求,有所准备
,「测验」与「验收」亦可成为另一种形式的「肯定」。
南服中心于上午十点卅分及下午三点卅分实施十五分钟的「健康操」运动,所有
成员(亦鼓励洽公民众一同参加)均主动投入此项活动,此外由林主任与卓执行
长亲自录音,提醒大家暂放手边工作,共同做体操,及说明运动的重要性;卓执
行长更身体力行,每日爬十一层楼梯上班,并顺便巡视各楼层「与民互动」概况
。对镇日忙碌的部队长而言,维持清晰的决断力与体力来面对接踵而至任务,是
绝对必要的,因此「运动」─持之以恒地培养自我体力,并带动单位运动风气,
可谓一举数得;要求部属,不若身体力行,不仅得到健康、提升单位战力、更凝
聚向心。
参、组织成员应具备之特质
然而尽管有很好的运作机制与制度,但是「功能」能否如期发挥?其组织成员不
管是「不知其所以然」所产生的抗拒与排斥,抑或如同南服中心卓执行长曾说:
「制度完善,但为何成效不彰--『太多人不以为然』」〔同注六〕,都值得我们
从「成效不彰」的「果」中,反思其「因」;倘若是人为因素,阻碍机制运作的
灵活与效能,则如何跨越障碍,自我营造一个「无障碍空间」?又如何将「人为
因素」反转成为单位进步的推手?组织成员的「经验传承」、「技术移转」固然
重要,但「正向积极」的思考模式,才是决定「麦子不死」的精神所在!本章节
就探索组织成员欲跨越「成效不彰」的藩篱所应具备的特质。
一、一本热忱原初衷
为「台湾省铁路局(以下简称「台铁」) 」创造上亿营收的「永保安康」、「追
分成功」,及陆续推出的「临港线摇摆火车」、「火车逍遥游」等营销策略,是
来自「交通部台湾区国道新建工程局」谢明勋先生的创意,这位被台铁奉为「瑰
宝」的青年人,本身并非台铁员工,且原主修「土木工程」,然为何「能够」且
「愿意」屡次提供绝佳的创意?谢先生腼腆地笑道:「因为我从小就『热爱火车
』!」。热忱,是可以激发无穷潜力,创造无限可能;热忱,亦是连接「梦想」
与「现实」之间最短的距离。
运用公余时间,积极参与民间训练课程的某位学长,退伍后如愿地进入享誉盛名
的卡内基训练机构服务;在该公司副总经理面试时问道:「『终身俸』的保障,
是否会减少你的冲劲?」,学长应道:「在自己的身上,我体现了训练的成果;
现在,我只有强烈的热忱想要告诉大家:『它』的好处」。「逐梦踏实」的勇者
用一步一脚印,来衔接「梦想」与「现实」之间的差距;故也请一同找回并持续
「从军」的「初衷」,做一个拥有「热忱」的勇者。
二、 满怀自信远失败
刊登于去年「美海军学刊」,并曾获「Vincent Astor领导统御纪念征文」之得
奖作品─「Caring」文中说道:「─我相信他们超过他们自己所相信的自己,最
后任务达成,他们也相信了自己!」〔注七),「向极限挑战」,其实一直不断
地充斥在「执行任务」之际,「建立自信」与「给予自信」则是带领自己及他人
迈向成功的最好准则。愈是面对环境的困顿、境遇的失意、人情的冷暖时,就愈
应如南服中心经济部工商服务组李绍诚主任所言:「千万不要让『他们』来决定
我的行为」。节省「推诿」,为「成功」多争取时间与精神,「失败」就会在不
知不觉中「节节败退」。
某位学长曾提及一次经验:部队在滂沱大雨中移防,学长指挥弟兄将大型车具上
「铁皮(火车)」,心中却感叹道:「我四十多岁了,居然还在做这种工作,…
…」;然而试问,有多少人能独当一面,带领百位成员工作?又有多少人熟稔价
值数千万武器装备的调度作业?同样在工地砌砖,有工人认为是「砌一道墙」,
但也有人骄傲地说:「是盖一个让子孙念书的『学校』」;每个人都希望自己是
「重要成员」,而「自信」,让人更能看清并提升「自我价值」,故我们深信一
个用「盖学校」心情所砌的墙,更结实稳固─因为它多添了份「自信」。
三、 创意无穷展生机
执行长秘书的施慈航先生谈及南服中心同时推动前述十一项项目工作时,曾说:
「在人员不足、经费有限的条件之下,靠的就是同仁的『热忱』与『创意』」。
7-eleven便利商店推出的「卅九元国民便当」,是将每日卖不完回收的便当成本
转嫁,而成功地降低其售价,之后业界随即纷起效尤,促使各家连锁店的「便当
市场占有率」重新洗牌,由此可证:一个转亏为盈的「创意」,足以展现出无限
「商机」。
今年初,在众多国军单位制作的直立式月历中,深受「奋斗月刊」编辑吕英美小
姐(曾获「国军文艺金像奖」摄影类金像奖、报导文学类佳作)青睐的,莫过于
「海军舰令部」所制作的「怀古思今—海军基地的故事」,「没想到舰令部此次
结合海军驻地的历史古迹,制作出如此具『文化深度』的作品,我真希望能替国
军的官兵弟兄专访介绍一番」吕编辑赞叹道。创意,可以像「水银泄地般『无孔
不入』」的用于任务执行、计划、编辑、战略战术中,出奇不意、化繁为简,甚
至透过一则漫画、几句感言,都能将枯燥无味的宣教(导)条文赋予新义,让人
更心领神会。创意,蕴藏着让「国军活络」无限可能的「生机」,而且它会无私
地给每个人机会:只要动动脑,很容易就能找得到!
四、 学习领域零距离
本身学「机械」,却曾历练「省政府公车处」、「省政府物资处」、「公平交易
会」,工作内容横跨管理、采购、法律领域的「公平交易会」的夏万春先生,在
「公平会」口试官质疑其缺乏「法律」相关工作经验时,答复道:「你们也是学
来的,对吧?! 」,之后夏先生的「工作表现」的确也让长官们刮目相看。随着
潮流趋势与市场需求,新一代的电子新贵不仅要精进「科技专才」,更要具备「
法律知能」,因而台湾大学、清华大学陆续成立「法科研究所」以因应此一需求
;由此可知:「学习」,要「随时性」、「终身性」,更要「广泛性」。「富爸
爸、穷爸爸」一书中,提出「勿深陷对自己专业特长的依赖」之论点,并建议要
培养自己「从一个部门转移到另一部门,学到整个企业系统各方面的知识」〔注
八〕;同样地,「军中职务历练」,是培养官兵弟兄全方位地思考组织运作可行
性之时机,而「扎实且广泛」的学习,更是厚植实力、避免淘汰的最好方法。
肆、结语
南服中心主任林信义先生曾指出「如何使顾客对商品产生『忠诚度』」提出:需
具备「用心」与「创意」两大基本要素,方能感动客户;要想在竞争激烈的车用
市场中,建立顾客「忠诚度」诚属不易,林主任另引用中华汽车某位客户所言「
业务员会来电提醒:『车需进厂保养』,主动替我将车开进保养厂,并送回;你
们的服务,真让我感动!」〔注九〕;然对极度需求「顾客(部属)忠诚度」的
国军体系而言,除了在「要求」与「训练」之外,更应多些「用心」与「创意」
,使同袍与部属对单位由衷产生「高度忠诚」,齐心戮力捍卫疆土。
台积电董事长张忠谋先生说过:「老板追求的是你现在的价值,你未来的价值要
靠自己创造」,如要更进一步发展前途,则必须不断地「创造自己被利用的价值
」;而「现在『被利用』」的过程,其实就是「创造未来『利用价值』」。「每
一个要求,只是希望每一个人把潜质发挥出来」南服中心卓执行长说道〔注十〕
;交通部国道新建工程处谢明勋先生曾说「实现梦想,是件很棒的事─棒到让你
觉得一切的努力都值得。不论在单位部门中的角色是「长官」或「部属」,都可
立志当「巨人」,就算当不成巨人,也可以站在巨人的肩膀上,一同远眺美景;
如同南服中心林信义主任所言:「努力,只是希望享受『真正做一件有意义的事
』的那份成就感」〔注九〕,「真正做一件有意义的事」的踏实与成就感,让我
们足以站在「国家」巨人的肩膀上,而这亦是身为「人民公仆」的公务人员,与
国军官兵所共有的「最高价值」。
〔注释〕
一、历任主任,任期时间,主要职务
江丙坤,87.05.19~89.05.20,政务委员
游锡?,89.5.20~89.7.27,行政院副院长
张俊雄,89.08.10~89.10.6,行政院副院长
张有惠,89.10.06~90.04.12,政务委员
钟 琴,90.04.12~91.01.31,政务委员
林信义,91.01.31~,行政院副院长
二、详情参考「行政院南部联合服务中心」网站
http://www.eysc.gov.tw/main. htm
三、民91.5.20召开「南方精神医疗与小区复健资源整合会议」时列席所言。
四、民91.3.16「南服中心主任履新简报」。
五、民91.3.6「南服中心执行长履新简报」。
六、民91.5.13「南服中心第八十七次业务会报」。
七、Lieutenant Jason Brandt(U.S.NAVY),Caring,美海军学刊PROCEEDINGS
2001年六月版,页66--68。
八、罗勃特‧T‧清崎&莎朗‧L‧莱希特,杨军&杨明,富爸爸穷爸爸,致富馆
,页175。
九、民91.6.18南服中心林信义主任第三次视察会议。
十、民91.7.1「南服中心第四十二次协调会报」。